Banken eller betalingsinstituttet beder ikke om dokumenter for at gøre livet sværere for dig. De skal kunne forstå, hvem der ejer virksomheden, hvad den laver, og hvordan kontoen skal bruges. Spørgsmålet “hvilke dokumenter kræves til erhvervskonto” handler derfor i praksis om at være klar med de rigtige oplysninger første gang.
For en travl iværksætter kan dokumentationskrav hurtigt ligne et administrativt stopskilt. Men når du ved, hvad der typisk efterspørges, bliver processen langt mere enkel. Du undgår ekstra mails, manglende filer og ventetid, mens du burde bruge tiden på kunder, salg og drift.
Hvorfor skal der bruges dokumentation til en erhvervskonto?
Alle udbydere af erhvervskonti skal følge regler om kundekendskab og forebyggelse af hvidvask. Det kaldes ofte KYC, som står for Know Your Customer. Kort sagt skal udbyderen kende både virksomheden, personerne bag og formålet med kundeforholdet.
Det betyder ikke, at din virksomhed er under mistanke. Det er en fast del af processen for både nystartede og etablerede virksomheder. Kravene er ofte mest omfattende, hvis virksomheden har flere ejere, udenlandske relationer, kontantintensiv aktivitet eller en forretningsmodel, som kræver ekstra forklaring.
Den gode nyhed er, at de fleste danske virksomheder kan komme langt med en overskuelig dokumentpakke. Det afgørende er, at oplysningerne er opdaterede, læsbare og stemmer overens med det, der står i CVR-registeret.
Hvilke dokumenter kræves til erhvervskonto?
Det præcise svar afhænger af virksomhedstype, ejerskab og udbyder. Alligevel vil de fleste blive bedt om dokumentation inden for de samme fem områder:
- Legitimation for ejer, direktør og eventuelle tegningsberettigede personer, typisk gyldigt pas eller kørekort.
- Dokumentation for privat adresse, hvis den ikke kan bekræftes automatisk, eksempelvis en offentlig skrivelse eller en nyere regning.
- Virksomhedens CVR-oplysninger, herunder navn, adresse, branche og registreringsdato.
- Oplysninger om reelle ejere, altså de personer, der direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer virksomheden.
- En kort beskrivelse af virksomhedens aktivitet, forventede betalinger, kunder og leverandører.
Nogle udbydere kan hente dele af virksomhedsinformationen digitalt. Du skal dog stadig være klar til at bekræfte oplysningerne og forklare det, som et register ikke kan vise. Det gælder eksempelvis, hvor pengene kommer fra, hvilke lande du handler med, og hvorfor du har brug for kontoen.
Gyldig legitimation for personerne bag
Identitetskontrol er normalt det første krav. Har du en enkeltmandsvirksomhed, vil det som regel være dig som ejer, der skal legitimere dig. I et ApS eller A/S skal direktører, personer med tegningsret og reelle ejere ofte identificeres.
Et pas er ofte den mest ukomplicerede løsning, fordi det både indeholder foto, navn, fødselsdato og nationalitet. Kørekort kan også accepteres i mange tilfælde, men nogle udbydere kræver fortsat pas, særligt hvis der er internationale ejere eller kunder.
Upload kun tydelige billeder eller scanninger. Alle hjørner skal være synlige, og teksten må ikke være sløret eller dækket af genskin. En utydelig fil kan være nok til, at sagen sættes på pause, selv om resten af dokumentationen er på plads.
Dokumentation for virksomhed og ejerforhold
CVR-nummeret er centralt, men det fortæller ikke altid hele historien. Hvis virksomheden er et ApS, vil udbyderen ofte se på vedtægter, ejerbog eller anden dokumentation, der bekræfter, hvem der ejer selskabet. Ved holdingselskaber kan der være behov for at vise ejerkæden helt frem til de fysiske personer, som reelt kontrollerer virksomheden.
En reel ejer er normalt en person, der ejer eller kontrollerer mere end 25 procent af virksomheden. Kontrol kan også opstå på andre måder, eksempelvis gennem særlige stemmerettigheder eller aftaler. Derfor skal du ikke kun tænke i aktieandele, men i, hvem der faktisk kan træffe de afgørende beslutninger.
Har der for nylig været ændringer i ledelse, adresse eller ejerskab, bør du sikre, at CVR-oplysningerne er opdaterede. Uoverensstemmelser mellem din ansøgning og de offentlige registre udløser ofte opfølgende spørgsmål.
Beskrivelse af din forretning og kontoens brug
Det er her, mange bliver overraskede. En erhvervskonto oprettes ikke kun på baggrund af et CVR-nummer. Udbyderen skal også forstå, hvordan pengene forventes at bevæge sig ind og ud af kontoen.
Du bliver typisk bedt om at beskrive, hvad virksomheden sælger, hvem kunderne er, og om betalingerne hovedsageligt kommer fra Danmark, EU eller lande uden for EU. En webshop kan for eksempel forklare, hvilke varer den sælger, hvordan den modtager betalinger, og om den bruger en betalingsløsning. En konsulent kan kort beskrive sine ydelser, faktureringsfrekvens og kundetype.
Svar konkret uden at gøre det unødigt kompliceret. “Rådgivning” er mindre brugbart end “IT-rådgivning til danske små virksomheder med månedlig fakturering”. Jo bedre virksomhedsbeskrivelsen matcher branchekode, hjemmeside, fakturaer eller kontrakter, desto lettere er den at behandle.
For nystartede virksomheder er det helt normalt, at der endnu ikke findes årsregnskab eller mange fakturaer. Her kan et budget, en forretningsplan, en underskrevet kundeaftale eller de første ordrebekræftelser være relevant dokumentation. Du skal ikke opfinde en lang historik – forklar blot realistisk, hvor virksomheden står nu.
Dokumenter efter virksomhedsform
Kravene varierer mest med den juridiske form. En enkeltmandsvirksomhed er ofte den enkleste sag, fordi ejer og virksomhed er tæt forbundet. Typisk skal du vise legitimation, CVR-oplysninger og en beskrivelse af aktiviteten.
Et ApS kræver ofte mere dokumentation, fordi selskabet er en selvstændig juridisk enhed. Her kan du blive bedt om vedtægter, oplysninger om direktør og tegningsregel samt dokumentation for reelle ejere. Hvis et andet selskab ejer dit ApS, fortsætter kontrollen op gennem ejerstrukturen.
For interessentskaber og kommanditselskaber skal samtlige relevante deltagere som regel identificeres. En interessentskabskontrakt eller anden aftale kan derfor blive efterspurgt. Foreninger, fonde og virksomheder med flere komplekse lag skal ofte dokumentere både ledelse, vedtægter og den personkreds, der har den reelle kontrol.
Det betyder ikke, at en kompleks struktur ikke kan få en konto. Men den kræver, at dokumentationen er gennemarbejdet fra start.
Sådan undgår du, at oprettelsen går i stå
De fleste forsinkelser skyldes ikke afslag, men manglende eller modstridende oplysninger. Saml derfor dokumenterne, før du starter ansøgningen. Tjek især, om navne, adresser og ejerandele er ens på tværs af ID, CVR-register, vedtægter og ejerbog.
Brug dokumenter, der er aktuelle. Et udløbet pas, en gammel ejerbog eller en adresse, der ikke længere passer, skaber næsten altid ekstra arbejde. Hvis der er en særlig forklaring – eksempelvis en ny ejer, en udenlandsk leverandør eller en branche under opstart – så skriv den kort og klart med det samme.
Undgå også at sende flere tilfældige filer i håb om, at én af dem rammer rigtigt. Det gør det sværere at behandle sagen. En struktureret upload med tydelige filnavne, som “Pas-direktør” eller “Ejerbog-ApS”, giver et bedre overblik og kan spare værdifulde dage.
Når du har internationale ejere eller aktiviteter
Virksomheder med internationale forbindelser kan forvente flere spørgsmål. Det gælder eksempelvis, hvis en ejer bor i udlandet, hvis leverandører modtager betalinger uden for EU, eller hvis kunder betaler fra flere lande.
Her kan der blive bedt om yderligere adressebevis, udenlandsk selskabsdokumentation, kontrakter eller en forklaring på pengestrømmene. Det er ikke nødvendigvis et problem, men det er et område, hvor præcision tæller. Fortæl åbent, hvilke lande der er involveret, og hvad den kommercielle begrundelse er.
En dansk erhvervskonto kan stadig være relevant for en virksomhed med internationale aktiviteter, men løsningen skal passe til de reelle betalingsbehov. Har du mange udenlandske betalinger, bør du afklare valutaer, betalingskort og eventuel betalingsløsning tidligt i forløbet.
Gør dokumentationen til den hurtige del af opstarten
Når dokumenterne er samlet, behøver kontoåbning ikke at være et langt bankprojekt. Hos opreterhvervskonto.dk er processen bygget op om få trin: vælg løsning, betal og upload din dokumentation sikkert. Du får personlig rådgivning på dansk, så du ikke skal gætte dig frem til, hvad der mangler.
Se dokumentpakken som en del af din virksomheds grundlag – på linje med CVR-registrering, fakturaskabelon og betalingsløsning. Når den er klar, er du bedre stillet til at få kontoen på plads og komme videre med det, virksomheden er skabt til: at drive forretning.